Aktenaufbewahrung und Archivierung

Die Aktenaufbewahrung orientiert sich an der Richtlinie «Amtliche Vermessung - Aufbewahrung und Archivierungsplanung von Daten und Unterlagen (AAP)» welche 2014 von der Vermessungsdirektion in Zusammenarbeit mit der KOST (Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Daten) herausgegeben wurde. Obwohl die Richtlinie auch auf digitale Daten eingeht, behandelt sie primär analoge Dokumente.

Grundsätzlich ist zwischen der Aufbewahrung und der Archivierung zu unterscheiden. In der Tabelle zur Aufbewahrung und Archivierungsplanung von Daten und Unterlagen der AV für den Kanton Bern ist festgehalten, welche Unterlagen wie lange aufbewahrt und welche Akten anschliessend archiviert werden oder vernichtet werden können. Die Archivierung der Unterlagen ist auf geeignete Weise zu dokumentieren (TVAV Art. 83, Datenverwaltungsdokument).

Aufbewahrung eines Datenbestands, so dass dessen Bestand und Qualität erhalten bleiben und die Bereitstellung des Datenbestands in einer einfach zugänglichen Form für eine aktive Nutzung gewährleistet ist. Gemäss Tabelle der Richtlinie für die AAP wird die Dauer der nachhaltigen Verfügbarkeit durch die Aufbewahrungsfrist für die Daten und Unterlagen der AV definiert.

Sichere und dauerhafte Aufbewahrung von Unterlagen in einem Archiv, welche rechtlich, administrativ, politisch, wirtschaftlich, historisch, kulturell, sozial und wissenschaftlich wertvoll sind.
Als archivwürdig bewertete Unterlagen werden geordnet in ein Archiv übernommen und gemäss gesetzlichen Vorgaben für öffentliche Organe und Private nutzbar gemacht.

Folgende Unterlagen werden vom Staatsarchiv übernommen:

• Grundbuchpläne (Originale und Ergänzungspläne, auf Papier oder Aluplatten)
• Grundstücksverzeichnisse
• Unterlagen der Ebene Fixpunkte
• Grenzurbare

Das Staatsarchiv ist ausserdem daran interessiert, allfällig vorhandene Scans (nicht komprimierte tiff-Dateien, 300dpi) der Grundbuchpläne zu übernehmen.

Grundsätzlich werden nur ganze Gemeinden oder komplette Ergänzungen zu bereits archivierten Plansätzen entgegengenommen. Eine Übersicht der bereits archivierten Pläne finden Sie im Online-Inventar des Staatsarchivs.

Zusammen mit dem Aktenangebot ist dem Staatsarchiv das Angebotsverzeichnis als Exceltabelle mit den erforderlichen Metadaten zu den angebotenen Plänen und Unterlagen einzureichen (Vorlage Angebotsverzeichnis).

Die Akten einer Gemeinde sollten erst archiviert werden, wenn das letzte Operat dieser Gemeinde abgeschlossen ist und somit die ganze Gemeinde den Standard AV93 aufweist.

Um die Geschichte der Vermessung und die verschiedenen Messmethoden in den verschiedenen Kantonsgebieten und Epochen auf Kantonsstufe zu dokumentieren wurden zehn Gemeinden ausgewählt, deren Akten komplett in das Staatsarchiv übernommen werden.

Folgende Gemeinden wurden festgelegt:

• Crémines
• Gals
• Gsteig bei Gstaad
• Hilterfingen
• Laupen
• Nods
• Oberbipp
• Trub
• Unterseen
• Worb

Gemäss Tabelle AAP zu archivierende Unterlagen, welche nicht vom Staatsarchiv übernommen werden, sind nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen durch die jeweilige Gemeinde zu archivieren (BSG 170.711 ArchDV Gemeinden, Anhang 1, Punkt 7.5). Die Gemeinden wurden im 2022 mit dem BSIG-Schreiben «2/215.341/1.9 Archivierung von Unterlagen der amtlichen Vermessung» auf ihre Archivierungspflicht aufmerksam gemacht.

Die Aufbewahrung und Archivierung der Daten und Unterlagen der amtlichen Vermessung können grundsätzlich auch digital erfolgen. Im Hinblick auf die spätere Archivierung sind jedoch bereits bei der Erstellung der Unterlagen folgende Grundsätze zu beachten:

• Die Ablage sollte für alle Nachführungsaufträge einer Gemeinde einheitlich erfolgen. Hybride Dossiers (teils analog, teils digital) sind wenn möglich zu vermeiden.
• Die Akten sind in einzelnen Mutationsdossiers/Unterordnern, strukturiert nach Gemeinde, Jahr und Nachführungsauftrag abzulegen. Die Ablage ist zu dokumentieren.
• Verwaltungsakten, welche nicht archiviert werden müssen, sind separat abzulegen oder zu kennzeichnen.
  
• Für die dauernd zu archivierenden Unterlagen sind archivtaugliche Dateiformate zu verwenden. Dies ist auch für Metadaten, wie beispielsweise Mutationsverzeichnisse, zu beachten. Eine Übersicht der aktuell empfohlenen archivtauglichen Dateiformate stellt das Bundesarchiv (BAR) zur Verfügung.
• Die Datensicherheit und der Zugriff auf die Daten während der Aufbewahrungsfrist muss sichergestellt sein.