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Conservation et archivage des dossiers

La conservation des dossiers se fonde sur la directive Mensuration officielle – Plan de conservation et d’archivage de données et de documents (directive PCA) de la D+M, adoptée en 2014 par la Direction fédérale des mensurations cadastrales, en collaboration avec le CECO (Centre de coordination pour l’archivage à long terme de documents électroniques). Bien que cette directive régisse aussi les données numériques, elle s’applique en premier lieu aux documents analogiques.

Il convient de distinguer la conservation de l’archivage. Le «tableau relatif au plan de conservation et d’archivage de données et de documents de la MO pour le canton de Berne» indique la durée de conservation des documents et précise lesquels d’entre eux peuvent être archivés ou éliminés au terme de ce délai. Il convient de documenter l’archivage des documents de manière appropriée (art. 83 OTEMO, document de gestion des données).

Définitions

Conservation (disponibilité assurée dans la durée):
Conservation d’un ensemble de données de façon à assurer le maintien de son état et de sa qualité et mise à disposition de cet ensemble de données sous une forme accessible et simple pour garantir son utilisation active. En prévoyant le délai de conservation des données et documents de la mensuration officielle, le tableau relatif à la directive PCA définit sur quelle durée leur disponibilité doit être assurée.

Archivage:
Conservation sûre et durable de documents au sein d’archives en raison de la valeur qu’ils présentent sur les plans juridique, administratif, politique, économique, historique, culturel, social et scientifique. Les documents de valeur archivistique reconnue font l’objet d’un versement aux archives, puis d’un classement, afin de pouvoir être exploités par des organes publics ou par des particuliers.

Archivage aux Archives de l’Etat de Berne (AEB)

Les documents suivants sont acceptés par les AEB:

  • Plans cadastraux (originaux et plans complémentaires, sur papier ou plaques d’aluminium)
  • Liste des immeubles
  • Documents relatifs à la couche des points fixes
  • Registre des délimitations

Par ailleurs, les AEB sont disposées à conserver des copies numérisées des plans cadastraux dans la mesure où elles seraient disponibles (fichiers tiff non comprimés, résolution de 300 dpi).

En principe, les AEB n’acceptent que des communes dans leur intégralité ou des compléments entiers en lien avec des plans déjà archivés. Vous trouverez une liste de ces derniers dans l’Inventaire en ligne des AEB.

Pour l’archivage, il convient de remettre aux Archives de l’Etat la liste des documents compris dans l’offre. Cette liste au format Excel contient les métadonnées nécessaires relatives aux plans et documents proposés (modèle liste des offres).

Date de l’archivage:
L’archivage des documents d’une commune n’est possible qu’après que le dernier lot a été terminé et que celle-ci est entièrement passée au standard MO93.

Pour documenter à l’échelle cantonale l’histoire de la mensuration et toutes les méthodes appliquées dans les régions bernoises au fil du temps, il est prévu de déposer aux AEB, à titre d’exemple, l’entier des documents d’une commune représentative par arrondissement administratif.

Archivage par les communes

Selon le tableau relatif à la directive PCA, ce sont les communes concernées qui, au terme du délai de conservation, doivent archiver les documents qui n’ont pas été repris par les AEB (annexe 1, point 7.5 de l’ODArch communes; RSB 170.711). Les communes ont été rendues attentives en 2022 à leur obligation d'archivage par le bulletin ISBC «2/215.341/1.9 Archivage des documents de la mensuration officielle».

Conservation et archivage de documents numériques

La conservation et l'archivage des données et documents de la mensuration officielle peuvent en principe aussi se faire sous forme numérique. En vue d'un archivage ultérieur, il convient toutefois de respecter les principes suivants dès la création des documents:

  • Le classement devrait être uniforme pour tous les mandats de mise à jour d'une commune. Les dossiers hybrides (en partie analogiques, en partie numériques) sont à éviter dans la mesure du possible.
  • Les dossiers doivent être classés dans des dossiers de mutation individuels/sous-dossiers, structurés par commune, année et mandat de mise à jour. Le classement doit être documenté.
  • Les dossiers administratifs qui ne doivent pas être archivés sont à classer séparément ou doivent être clairement identifiés.
  • Pour les documents à archiver durablement, il convient d'utiliser des formats de fichiers adaptés à l'archivage. Cela doit également être respecté pour les métadonnées, comme par exemple les registres des mutations. Les Archives fédérales (AFS) mettent à disposition un aperçu des formats de fichiers adaptés à l'archivage qui sont actuellement recommandés.
  • La sécurité des données et l'accès aux données pendant la période de conservation doivent être garantis.
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