La commune organise une séance de conciliation (art. 39 LCGéo). Y prennent part, sous la direction de l'autorité communale compétente, l'ingénieur géomètre concerné, les personnes ayant formé opposition et les personnes touchées par ces dernières dans leurs intérêts. Ces négociations font l'objet d'un procès-verbal à signer par toutes les parties.
Les communes ne peuvent pas percevoir d'émoluments pour l'organisation de ces séances.
Le procès-verbal de la séance de conciliation doit comprendre les indications suivantes:
- Résumé des principaux points discutés
- Résultats des négociations
- Retrait ou confirmation de l'opposition
- Signature de toutes les parties concernées (mentionner les refus de signer).
S'il est nécessaire de déclarer une limite litigieuse, le procès-verbal contiendra les informations ci-après:
- Description détaillée du tronçon de limite que la commune propose de déclarer litigieux (une copie du plan du secteur concerné y sera jointe).
Le procès-verbal sera envoyé sans délai par courrier recommandé aux personnes concernées absentes et à celles qui ont refusé de le signer.
Oppositions formulées contre la détermination des limites de propriété
Si le tracé d'une limite est contesté et qu'un accord est conclu au cours de la séance de conciliation, l'entrepreneur modifie la limite avec une mutation standard distincte. Les erreurs manifestes peuvent être corrigées avec l'affaire de premier relevé initiale.
Dans le cas contraire, la commune adresse un rapport à l'OIG et propose de déclarer litigieuse la limite contestée (article 35 LCGéo). A noter que la décision qui détermine quel est le tracé litigieux est en général synonyme d'attribution du rôle de plaignant à l'une des parties en présence.
Après un examen détaillé des arguments, de tous les dossiers antérieurs disponibles et des résultats de la séance de conciliation, l'OIG décide en première instance quel tracé de la limite est déclaré litigieux dans le registre foncier.
Selon l'article 40, alinéa 2 LCGéo, les propriétaires des biens-fonds concernés par des limites litigieuses disposent d'un délai de six mois à compter de la date de la décision pour introduire une action auprès du tribunal civil compétent. Si aucune action n'est introduite dans le délai imparti, le tracé de la limite entre en force.
Les oppositions qui ne concernent pas les limites de propriété (celles qui, par exemple, ont trait aux couches d'information «couverture du sol», ou «nomenclature») doivent être examinées et, le cas échéant, il conviendra de rectifier la mensuration officielle.
Par ailleurs, il faudra éventuellement consulter d'autres organes spécialisés ou les inviter à la conciliation pour liquider les oppositions. Exemples:
- Inspecteur forestier d'arrondissement:
Questions de constatation de la nature forestière / délimitation haie/forêt, détermination du taux de boisement - Office de recensement de la commune: Détermination de la surface agricole utile
- OIG: Détails généraux
- OIG: Nomenclature
- Bureau du registre foncier / OIG: Droits de passage et servitudes abornées
- Service des améliorations structurelles et de la production:
Questions relatives à une amélioration foncière antérieure
Le procès-verbal de conciliation doit contenir les indications suivantes:
- Résumé des principaux points discutés
- Résultats des négociations (le cas échéant, joindre une copie du plan des modifications convenues dans les documents de la mensuration officielle)
- Retrait ou confirmation de l'opposition
- Signatures de toutes les parties concernées (mentionner les refus de signer).
Le procès-verbal sera envoyé sans délai par courrier recommandé aux personnes concernées absentes et à celles qui ont refusé de le signer.
Proposition d’approbation adressée à l’OIG
Après avoir fait supprimer les erreurs et les lacunes dans l'œuvre cadastrale, la commune remet le dossier, accompagné de son rapport et de sa proposition, à l'OIG (articles 38 et 39 LCGéo).
Les documents suivants seront remis à l'OIG:
- Originaux des oppositions
- Procès-verbal des séances de conciliation (y compris les annexes des plans s'il y a limite litigieuse)
- Autres documents relatifs aux oppositions
- Rapport et proposition adressée par la commune à l'OIG.